Учет топлива в трубопроводе

Продукты переработки нефти чаще всего транспортируются из мест добычи по трубопроводам, поэтому главные особенности бухучета ГСМ связаны с их транспортировкой и учетом остатков. Например, важно учитывать объем нефтепродуктов, который остался в трубопроводах или хранится в резервуарах на момент учета.

На
нефтебазах и нефтеналивных станциях учет нефтепродуктов ведется в единицах массы.
А на предприятиях – в литрах. При этом учитывается плотность каждого
нефтепродукта и температура за бортом, ведь объем топлива может изменяться при
изменении этих факторов.

На
предприятиях бухгалтерский учет нефтепродуктов и смазочных материалов ведется
на счете 6 «Топливо».

Если на
предприятии существуют собственные резервуары для хранения нефтепродуктов, из
которых и заправляют автотранспорт, то используются два субсчета:
«Нефтепродукты на складе» и «Топливо в баках ТС».

Первичные документы

Поступление
ГСМ фиксируется через оформление
первичных документов
материально ответственными лицами. Это могут быть
ведомости учета нефтепродуктов, требования, лимитно-заборные карты и пр.

При доставке
нефтепродуктов автотранспортом выписывается ТТН (товарно-транспортная накладная).

  • Учет топлива в трубопроводе
  • Учет топлива в трубопроводе

В ней
обязательно указывается наименование ГСМ, объем в литрах, плотность при
определенной температуре и общая масса перевозимого груза. При приемке все эти
данные проверяются на соответствие. Кроме того, к ТТН прикладывается паспорт
качества нефтепродукта.

Для
отражения поступивших на предприятие нефтепродуктов в налоговой отчетности
используются универсальные передаточные
документы (УПД)
. Они сочетают в себе функции счета-фактуры и первичного
документа. Особенность УПД в том, что его можно составлять в электронном виде,
что облегчает его использование.

Учет топлива в трубопроводе

Бухгалтерская отчетность

Составление бухгалтерских отчетов необходимо, чтобы иметь полную картину финансового положения предприятия на конкретный период.

В
бухгалтерскую отчетность входят:

  • бухгалтерский баланс,
  • отчет о финансах,
  • отчет об изменениях капитала,
  • отчет о движении ден. средств.

Важнейшей
составляющей бухгалтерской отчетности считается баланс. Исходя из его данных,
руководством принимаются решения о дальнейшем развитии компании. Кроме того,
этот отчет представляет интерес для инвесторов и кредиторов, а также налоговых
органов.

Поэтому важно правильно вести бухгалтерскую (финансовую) отчетность, ориентируясь на образцы заполнения всех документов и инструкции по учету поступления и расходования ГСМ.

Еще один
важный документ – это квартальный отчет (отчет о финансах), по которому рассчитывают налоговые отчисления и делают
выводы об успешности и прибыльности той или иной компании.

Все предприятия
обязаны проводить периодическую инвентаризацию нефтепродуктов (в т.ч. в баках
транспортных средств и талонах) и сверять ее результаты с показателями в
бухгалтерской отчетности.

Комплексный учет нефтепродуктов при отгрузке в магистральные трубопроводы. Преимущества измерения с помощью кориолисовых расходомеров

Основным требованием, предъявляемым к коммерческим узлам учета нефтепродуктов, является обеспечение высокой точности измерения массы продукта.

Основным требованием, предъявляемым к коммерческим узлам учета нефтепродуктов, является обеспечение высокой точности измерения массы продукта.

Рассмотрим, как благодаря применению кориолисовых массовых расходомеров MicroMotion компании Emerson, ООО «НПП «ГКС» удалось вместе с выполнением главного требования компактно разместить технологическое оборудование узлов коммерческого учета ЗАО «Рязанская НПК» для сдачи нефтепродуктов в систему магистральных трубопроводов ОАО «Рязаньтранснефтепродукт» без необходимости переноса площадки строительства и обеспечить выполнение поставленных задач по измерению количества и параметров измеряемых продуктов.

Рис. 1 Основное требование для коммерческого узла учета нефти или газа — это точность при измерении массы продукта.

  • Поставленные ограничения
  • В рамках технического перевооружения систем измерений массы отгружаемой продукции ЗАО «Рязанская НПК» в магистральные трубопроводы ЛПДС «Рязань» ОАО «Рязаньтранснефтепродукт» предусматривалось разработка рабочей документации на систему измерений количества и показателей качества нефтепродуктов (СИКН), предназначенной для автоматизированного коммерческого учета следующих нефтепродуктов: топливо для реактивных двигателей; дизельное топливо и дизельное топливо ЕВРО.
  • Первым этапом совместных работ стало предпроектное обследование площадки предполагаемого размещения СИКН, проведенное совместно представителями ООО «НПП «ГКС» и ЗАО «Рязанская НПК».
  • В ходе обследования были определены основные сложности будущего проекта:
  • Площадка размещения технологического оборудования СИКН определена в районе резервуара-хранилища с нефтепродуктом и имеет довольно ограниченные размеры. В границах данной площадки необходимо разместить 3 блока измерительных линий (по одному для каждого продукта), общий узел регулирования давления, общий блок измерений параметров качества в блок-боксе и дренажные емкости.
  • На трубопроводах дизельного топлива от СИКН до точки сдачи в магистральные трубопроводы ОАО «Рязаньтранснефтепродукт» существует отвод на эстакады налива в ж/д цистерны. В связи с чем, необходимо спроектировать новые трубопроводы, напрямую связывающие вновь проектируемые системы с магистральными трубопроводами ОАО «Рязаньтранснефтепродукт». В целях сокращения расходов на реализацию проекта новые трубопроводы, где это возможно, следует уложить на существующие опоры, для чего необходимо предварительно провести оценку технической возможности использования существующих опор.
  • Для организации врезки в существующие трубопроводы потребуется либо освобождение от продукта и продувка существующих трубопроводов, либо перекрытие действующего трубопровода под давлением без освобождения от рабочей среды с организацией байпасной линии. При этом предпочтительным вариантом является выполнение врезки под давлением без освобождения от рабочей среды.
  1. Оптимальное решение
  2. С учетом ограниченных возможностей по размещению технологических блоков в рамках выделенной площадки, было окончательно решено реализовать СИКН на базе прямого метода динамических измерений массы с использованием кориолисовых массовых расходомеров MicroMotion компании Emerson Process Management.
  3. Применение данных кориолисовых расходомеров предполагает целый ряд преимуществ:
  4. — измерение сразу нескольких параметров продукта: массовый расход, плотность и температура;
  5. — отсутствие прямых участков и требований к конфигурации трубопроводов;
  6. — отсутствие движущихся частей, что обеспечивает эксплуатационную надежность, длительный срок службы и сводит к минимуму техническое обслуживание расходомеров;
  7. — высокую точность в широком динамическом диапазоне.
  8. Габариты блока измерительных линий СИКН напрямую зависят от количества и типоразмера измерительных линий, которые в свою очередь определяются требуемым диапазоном измерений расхода продукта и техническими характеристиками расходомера. В рамках данного проекта были определены следующие исходные данные:
Вид продукт Расход через СИКН
Топливо для реактивных двигателей ТС-1 25 — 250 т/ч
Дизельное топливо ЕВРО 200 — 2 000 т/ч
Дизельное топливо ДТ-Л-0,2-62 200 — 2 000 т/ч

С учетом значений максимального расхода дизельного топлив, было принято решение о применении кориолисовых расходомеров MicroMotion модели CMFHC.

Высокая точность измерения массового расхода — погрешность расходомеров не более ± 0,1% — в широком динамическом диапазоне измерений позволила сократить число измерительных линий для дизельного топлива ЕВРО и ДТ-Л-0,2-62 до 2 рабочих и 1 резервно-контрольной для каждого из продуктов.

Сокращение числа измерительных линий, отсутствие прямых участков и требований к конфигурации трубопроводов для кориолисовых расходомеров позволило компактно разместить блок измерительных линий СИКН в пределах заданной площадки.

  • В целях уменьшения размеров площадки также было решено отказаться от стационарной трубопоршневой установки в составе СИКН и оптимизировать количество дренажных емкостей.
  • Результаты
  • В ходе проектных работ ООО «НПП «ГКС» разработана рабочая документация на СИКН для ЗАО «Рязанская НПК»
  • Комплекс СИКН включил в себя:
  • — блок измерительных линий для каждого продукта;
  • — блок измерений параметров качества продуктов в блок-боксе;
  • — узел подключения передвижной поверочной установки для каждого продукта;
  • — межблочное оборудование.

Рис. 2 Схема реализованного решения в соответствии с требованиями к размещению.

Блок измерительных линий СИКН топлива для реактивных двигателей ТС-1 включает в себя одну рабочую и одну контрольно-резервную измерительную линии DN150 с массовыми расходомерами CMF400. Каждая линия имеет в своем составе фильтр с быстросъемной крышкой с размером ячейки 4 мм.

Блок измерительных линий СИКН дизельного топлива ЕВРО включает в себя две рабочие и одну контрольно-резервную измерительную линии DN300 с массовыми расходомерами CMFHC3. Каждая линия имеет в своем составе фильтр с быстросъемной крышкой с размером ячейки 4 мм, а также датчик давления, температуры и клапан регулирования расхода Emerson Process Management.

Блок измерительных линий СИКН дизельного топлива ДТ-Л-0,2-62 включает в себя две рабочие и одну контрольно-резервную измерительную линию DN300 с массовыми расходомерами CMFHC3.

В процессе выполнения работ было предложено несколько вариантов по выбору точки врезки в существующие трубопроводы и совместно с ЗАО «Рязанская НПК» выбрано оптимальное решение, позволяющее минимизировать число фланцевых соединений и исключить наличие отводов по всей длине от СИКН до магистральных трубопроводов ОАО «Рязаньтранснефтепродукт».

Для использования передвижной поверочной установки предусмотрены подъездные пути. Также обеспечены проезды для спецтехники, используемой при обслуживании резервуара-хранилища.

Читайте также:  Технология монтажа обсадных труб

Комплексное решение поставленной задачи обеспечено за счет использования набора программных и аппаратных средств, имеющих законченную архитектуру.

Все технологические и функциональные блоки СИКН имеют стандартные протоколы связи, что обеспечивает высокую точность и надежность измерения параметров транспортируемых продуктов.

Сигналы с оборудования СИКН были заведены в существующую диспетчерскую, а при прокладке линий связи максимально использовались существующие эстакады.

Рис. 3 Передача данных и связь системы измерений (СИКН) с сетью

В настоящий момент рабочая документация прошла отраслевую метрологическую экспертизу, идет подготовка к реализации проекта. Выбранные проектные решения позволили выполнить все требования, определенные, с одной стороны, заданием на проектирование, с другой — действующими нормативными документами.

Благодаря применению кориолисовых массовых расходомеров MicroMotion удалось компактно разместить технологическое оборудование СИКН без необходимости переноса площадки строительства.

Таким образом, использование данных расходомеров, обеспечивающих высокую точность измерений массового расхода при одновременном сокращении количества измерительных линий может быть рекомендовано для коммерческого учета нефтепродуктов как при условии описанных ограничений, так и во всех других случаях, когда требуется высокая точность учета и оптимизация затрат.

Реализация комплексного подхода, учитывающего при выполнении работ все влияющие факторы, позволило ООО «НПП «ГКС» предложить законченное решение. При этом использование современных технических средств является важным инструментом при проектировании и создании сложных объектов, позволяет учесть специфику таких объектов и достигнуть оптимальных результатов при минимизации затрат.

4.1.3. Должен быть организован строгий учет всего топлива

  • при поступлении на энергообъект, расходовании на тех­нические нужды, а также хранении на складах в соот­ветствии с положениями действующих правил.
  • При учете поступающего топлива должно быть обес­печено:
  • взвешивание всего твердого топлива, поставляемого
    по железной дороге, автомобильным или конвейерным
    транспортом, или определение его количества по осадке

  • судов либо обмер при поступлении водным транспортом;
  • взвешивание всего поставляемого жидкого топ­лива или обмер;
  • определение количества всего сжигаемого газооб­разного топлива по приборам;
  • инвентаризация твердого и жидкого топлива;
  • периодический, а при наличии приборов посто­янный контроль качества топлива.

Все топливо, поступающее на ТЭС, расходуемое на технологические нужды, хранящееся на складе и отпуска­емое на сторону, подлежит строгому учету, так как от это­го существенно зависит величина прибыли, получаемой энергопредприятием (см. пункт 4.1.1). Кроме того, только при точном определении количества и качества поступа­ющего и расходуемого топлива можно правильно опреде­лить его фактический удельный расход на выработку элек­троэнергии и тепла. В связи с этим при выборе средств измерений следует стремиться к получению минимально допустимых значений погрешностей измерений.

Количество и качество топлива, поступающего на элек­тростанцию, не всегда соответствуют данным, указанным  в перевозочных документах и документах поставщиков(железнодорожной накладной, паспорте, сертификате),
вследствие недогрузов, естественных потерь, неправиль­ного определения поставщиком массы топлива, показате­лей качества и ряда других причин. В связи с этим на каждой электростанции должна быть организована про­верка всего количества поступающего топлива, а также постоянный периодический контроль его качества.

В договоре на поставку топлива обязательно должен быть раздел “Учет количества топлива”, в котором указывается, какие методики исполнения измерений, аттестованные Гос­стандартом России, используют соответственно поставщик и потребитель для определения количества топлива. В этом же разделе должен быть изложен порядок приемки у по­ставщика топлива (по количеству), разрешения спорных вопросов, а также правила определения недостачи или из­лишка количества топлива и его естественной убыли.

Для определения массы “нетто” твердого топлива и мазута, поступающих по железной дороге или автомобиль­ным транспортом, на электростанции могут использоваться железнодорожные вагонные и автомобильные весы раз­личных систем (рычажные, электронные с тензометрическими датчиками для взвешивания на ходу и т.д.).

При от­сутствии вагонных весов на ТЭС допускается определять массу “нетто” топлива на вагонных весах железнодорож­ной станции примыкания или рядом расположенного про­мышленного предприятия.

Определение массы “нетто” топлива на вагонных весах следует выполнять в соответ­ствии с методами, изложенными в МИ 1953-88 [5], при этом выбор той или иной методики определяется типом весов, технологической схемой станции примыкания и экономической целесообразностью.

При отсутствии вагонных весов прием поступающего твердого топлива может производиться при согласовании с поставщиком по ленточным весам. В этом случае в раз­деле “Учет количества топлива” договора на поставку топ­лива указываются методика и периодичность поверки лен­точных весов.

Определение массы “нетто” жидкого топлива, посту­пающего по железной дороге в цистернах, может осуществляться объемно-массовым методом (обмером).

Выпол­нение измерений и определение массы “нетто” жидкого топлива в этом случае следует выполнять в соответствии с МИ 2092-90 [6] при измерении высоты налива метрштоком или по МИ 2260-93 [7] при измерении высоты налива измерителем уровня недолива ИНД-1М.

При поступлении твердого и жидкого топлива на ТЭС водным транспортом его масса “нетто” определяется по осадке судов или обмером.

При поступлении на электростанцию жидкого топлива по трубопроводу его масса “нетто” может определяться объемно-массовым методом (обмером) в приемных резер­вуарах, которые подлежат поверке региональными органа­ми Госстандарта России не реже 1 раза в 5 лет, или с исполь­зованием других средств измерений (расходомеров, автома­тических вискозиметров и т.д.) в соответствии с методика­ми измерений, аттестованными Госстандартом России.

Учет количества газообразного топлива, поступающе­го на электростанцию в соответствии с [8], осуществляет­ся по контрольно-измерительным приборам стороны, пе­редающей газ, т.е. поставщика.

Однако не исключается возможность учета количества газообразного топлива и по приборам потребителя. Пересчет количества поданно­го газа ведется на условия, соответствующие требовани­ям стандарта: при температуре газа +20°С и давлении 760 мм рт.ст.

Качество газообразного топлива также мо­жет определяться по приборам как поставщика, так и пот­ребителя.

В договоре на поставку газообразного топлива в соответствующих разделах следует обязательно указать, по каким приборам (поставщика или потребителя) ведет­ся учет количества и качества газа, а также методики вы­полнения измерений. Последние должны быть аттестова­ны Госстандартом России.

  1. В целях упрощения разрешения спорных вопросов по результатам определения качественных показателей топлива в договоре на поставку топлива целесообразно опре­делить нейтральную лабораторию, результаты анализов которой будут признаваться безоговорочно обеими сто­ронами.
  2. Для определения расхода топлива на технологические нужды необходимо вести:
  3. —учет количества твердого топлива, подаваемого в котельное отделение, который осуществляется по показа­ниям конвейерных весов;
  4. —учет количества жидкого топлива, подаваемого в котельное отделение, который осуществляется либо по показаниям расходомеров, либо путем определения раз­ницы уровней в расходных резервуарах за данный промежуток времени с последующим пересчетом согласно ме­тодике на массу “нетто” объема израсходованного топли­ва, определяемого по калибровочным таблицам.
  5. Кроме того, не реже 1 раза в квартал должна произво­диться инвентаризация твердого и жидкого топлива в со­ответствии с требованиями, изложенными в [1], [2] и [9j.

Инвентаризация твердого и жидкого топлива произ­водится в целях определения фактических остатков, ес­тественных и непроизводственных потерь, а также про­верки правильности учета поступающего топлива и его расхода. Контрольную инвентаризацию следует произ­водить в период, когда на топливных складах электро­станции находится наименьшее количество топлива, что позволяет уменьшить величину абсолютной погрешнос­ти измерений.

Инвентаризация топлива производится, как правило, комиссией под председательством заместителя директора электростанции в следующем составе: начальник произ­водственно-технического отдела (ПТО), начальник топливно-транспортного цеха (ТТЦ) (участка) или другого цеха, в ведении которого находится топливный склад, главный бухгалтер (или замещающее его лицо по учету топлива).

Председателем комиссии по инвентаризации директор ТЭС может назначить технического руководителя, замес­тителя технического руководителя по эксплуатации или начальника ПТО, и тогда заместитель директора в работе комиссии не участвует.

Инвентаризация топлива после стихийного бедствия (урагана, ливня и т.п.) производится специальной комис­сией.

  • В зависимости от выводов инвентаризационной комис­сии в случае выявления недостачи топлива последняя мо­жет быть частично или полностью:
  • —отнесена к расходу на технологические нужды;
  • —списана на удорожание топлива;
  • —отнесена на виновных лиц.
  • Недостача, вызванная стихийными бедствиями, списы­вается по акту, утвержденному руководством энергопред­приятия.
Читайте также:  Труба стальная в ппу в оренбурге

На ТЭС должен осуществляться постоянный или пери­одический (при возникновении сомнений) контроль каче­ства топлива в соответствии с [10]. Целесообразно в дого­ворах на поставку топлива указать по согласованию с по­ставщиком повышающие и понижающие коэффициенты, применяемые при отклонении показателей качества топ­лива от условий договора.

Отбор проб твердого топлива должен производиться в соответствии с ГОСТ 10742-75 [11], а жидкого топлива (ма­зута) – в соответствии с ГОСТ 2517-85 [12]. При этом порядок отбора проб (с вызовом представителя постав­щика) необходимо осуществлять в соответствии с требо­ваниями, которые должны быть записаны в договоре на поставку топлива.

Как правило, следует отбирать три образца пробы: один Для лаборатории электростанции, второй для лаборатории поставщика, а третий (в качестве арбитражного) должен храниться на электростанции.

В случае недопустимых расхождений между данными анализа проб в лабораториях ТЭС и поставщика произво­дится анализ арбитражной пробы в нейтральной лабора­тории, выбранной по согласованию между поставщиками и электростанцией. Результаты анализа арбитражной про­бы являются окончательными.

В договоре на поставку топлива следует указать макси­мально допустимые расхождения между результатами ана­лизов на ТЭС и у поставщика, которые не должны превы­шать максимально допустимой погрешности измерений, устанавливаемой в соответствующих стандартах и мето­диках выполнения измерений.

При несоответствии качества топлива стандартам, тре­бованиям договора на поставку топлива или показателям, приведенным в сопроводительных документах, а также при недостаче топлива по количеству электростанция предъ­являет претензии поставщику в соответствии с [1]. При этом следует помнить, что предъявление претензий элект­ростанциями, с одной стороны, повышает их прибыль, а с другой — дисциплинирует поставщика топлива.

Бухгалтерский и налоговый учет дизельного топлива

Согласно действующему законодательству РФ, дизельное топливо, приобретаемое юридическими лицами и ИП, подлежит обязательному учету.

Порядок и нюансы этой процедуры прописаны в «Правилах учета ГСМ», которые для организаций разного типа могут разниться. Однако учтите, бухгалтерский и налоговый учет довольно сильно разнятся между собой.

И если не учитывать эти нюансы, можно заработать серьезные проблемы с законом.

Специфика бухгалтерского учета

Покупатель становится полноправным владельцем дизельного топлива в момент заправки или перекачки солярки в принадлежащий ему резервуар. Поэтому при разработке формы учета фирме надлежит действовать в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. В частности – руководствоваться положениями о реквизитах бланков первичных учетных регистров.

Бухгалтерия обязана использовать только количественные показатели. Так, правила учета ГСМ определяются, исходя из способа их закупки:

При покупке за наличные необходимы следующие проводки следующих форматов:

ДЕБЕТ КРЕДИТ Основание
71 50 Деньги на закупку топлива выдаются под отчет
10 71 ДТ учитывается в рамках авансового отчета
19 71 НДС по купленному ДТ
68 19 «Входящий» НДС, подразумевающий вычет.

Если для закупки ГСМ используются топливные карты/талоны:

ДЕБЕТ КРЕДИТ Основание
60 51 Перечисления на карты, отражаются в виде аванса.
68 76 Авансовый НДС принимается к вычету.
10 60 Учет ранее отпущенного ДТ.
19 60 Отражаемый НДС по солярке.
68 19 Вычет НДС по ГСМ.
76 68 Восстановление НДС с аванса, который ранее был принят к вычету.

При проведении бухгалтерского учета ГСМ списывают по факту расхода. Правда, в большинстве моделей автотранспорта и других приборов, работающих на солярке, отсутствуют датчики, позволяющие до мл определить, сколько ДТ было потрачено на ту или иную поездку. Поэтому для расчета затрат нередко используют показатели спидометра, помноженные на принятый компанией норматив.

Суммарная стоимость растраченного за месячный период топлива в этой ситуации рассчитывается в соответствии с показаниями, зафиксированными в путевых листах или системах GPS-отслеживания.

При этом используется проводка: ДЕБЕТ 20 – КРЕДИТ 10.

Чтобы при отражении цены ДТ принять к вычету НДС поставщика, сначала получите с него счет-фактуру (в соответствии с письмом Минфина № 03-07-11/335 от 03 августа 2010 г).

Нюансы налогового учета

Чтобы правильно вести учет приобретаемого ДТ, компания должна заранее определить, каким образом она будет обосновывать данную строку расходов.

Самый простой вариант – руководствоваться распоряжением Минтранса N АМ-23-р от 14 марта 2008 г (текущая редакция — от 20 сентября 2018 г), где подробно расписаны нормы расхода ГСМ для большинства транспортных средств. Однако, как правило, пользуются им лишь профильные организации, использующие машины для транспортировки грузов или людей.

Остальные же предпочитают иные способы. Закон это позволяет. В налоговом кодексе нет однозначных указаний, какие именно нормативы обязано использовать юридическое лицо, выполняющее соответствующие расчеты. И тут возможны две ситуации:

  • Вариант №1. Взять информацию у производителя автомобиля.
  • Посмотреть показатели расхода дизельного топлива можно в технической документации, идущей в комплекте с транспортным средством.

  • Вариант №2. Рассчитать нормативы самостоятельно
  • Руководство компании формирует комиссию из ее сотрудников (или привлекает экспертов со стороны) и выполняет необходимые замеры практическим путем. Заливает в бак транспортного средства определенный объем дизельного топлива и отслеживает, за сколько км то полностью израсходуется. Затем литры делятся на километры, указанные на спидометре, и получается искомый норматив. Так выполняются замеры для движения автомобиля в различных условиях (зимой и летом, с грузом и без, по простой трассе и проблемной). Собранные результаты фиксируются в нормативном акте, и тот подписывают все участники комиссии.

  • Вариант №3. Утвердить единый норматив
  • Этот способ частично перекликается с предыдущим. С той лишь разницей, что компания утверждает всего один норматив. А учет повышенного расхода ДТ (например, в зимнее время) ведет путем введения соответствующих поправочных коэффициентов.

Однако необходимо понимать, что во всех трех случаях возможны погрешности, поскольку учет ведется на основании теоретических, а не практических значений.

Поэтому организация должна регулярно сверять фактические остатки топлива с документальными. И чем больше эти расхождения, тем чаще нужно производить проверку.

Как правило, раза в месяц – вполне достаточно, однако в отдельных случаях сверку необходимо делать раз в неделю, а то и каждый день.

Документы, используемые для расчетов

Как уже неоднократно упоминалось, формат учета дизельного топлива у разных организаций может разниться. Поэтому и набор документов, используемых при расчетах, также будет отличен. Однако есть и общие бумаги.

Первая форма, о которой следует упомянуть, — отчет движения дизтоплива. Именно на основании него бухгалтерия в дальнейшем будет вести все связанные расчеты и готовить последующую документацию. Его формирует материально ответственное лицо, которое отвечает за выдачу ГСМ. В документе необходимо указать:

  • Ф.И.О. и должность сотрудника, получающего солярку.
  • Объем выдаваемого горючего, его вид, марку.
  • Цель запроса.
  • Документы, на основании которых производилась выдача (товарно-транспортная накладная, карточка учета ГСМ и т.п).
  • Остаток топлива на начало/конец отчетного периода.

В качестве дополнения отчету нередко используются приходно-расходные документы. Они помогают сделать картину движения ГСМ более полной и понятной. Когда документы заполнены и проверены, ответственное лицо заверяет их своей подписью.

Второй немаловажный документ – ведомость учета выдачи ГСМ, где прописывается все топливо, выданное работникам компании за отчетный период. В документе содержится информация о:

  • Транспортном средстве (модель, год производства, регистрационный номер).
  • Горючем (марка, объем).
  • Водителе (Ф.И.О, табельный номер).

Также в документ (при необходимости) можно внести данные о ДТ, выделяемом на ремонт и/или техническое обслуживание автомобиля. Но только, если у водителя имеются соответствующие накладные или лимитно-заборные карты.

Заверяется ведомость и лицом, ответственным за выдачу дизтоплива, и получающим горючее водителем. Параллельно материально ответственное лицо делает соответствующую пометку в путевой лист.

Путевые листы

Как упоминалось выше, учет расхода финансов организации на закупку дизельного топлива не обходится без использования путевых листов. Этим термином принято обозначать бумаги, которые используют для первичного отражения пробега транспортного средства.

В теории фирмы по развозу и доставке обязаны использовать путевые листы, форма и реквизиты которых прописаны в приказе Минтранса №12 от 18 сентября 2008.

Компании, использующие автомобили, как вспомогательную технику, могут разработать собственные бумаги, отталкиваясь от положений ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года.

Однако в действительности и те, и другие предпочитают использовать документы, утвержденные постановлением Госкомстата № 78 от 28 ноября 1997 г. Там форма путевого листа напрямую завит от вида транспортного средства (для грузовых один вариант, для легковых – другой).

При любом из вариантов, запомните:

  • Максимальный срок действия документа – один календарный месяц.
  • На каждое транспортное средство (будь то машина или мотоцикл) оформляется собственный путевой лист.
  • Обязательно должны быть отражены все маршруты совершенных за месяц поездок и нормы расхода, утвержденные для данного средства передвижения.

Поскольку документ первичен, старайтесь составлять его максимально подробно и развернуто. Так у вас не будет трудностей с обоснованием необходимости использования транспорта, а значит, и проблем с налоговой.

Иногда использование путевого листа невозможно. Например, когда дизелем заправляют не транспортное средство, а пилу или какую-то специализированную технику. В таких случаях просто оформляют акты на списание ГСМ, которые мы рассмотрим далее.

Электронные системы отслеживания

Еще недавно единственным документом первичного учета движения транспортного средства были путевые листы, заполнявшиеся водителями. Малейшая ошибка – и наблюдалось расхождение реальных показателей с отраженными в документах. Однако так было до письма № 03-03-06/1/354, опубликованного Минфином РФ 16 июня 2011 года.

С того момента подтверждать топливные расходы стало возможно с помощью распечаток маршрутов, полученных из систем GPS-отслеживания. В последующие годы эти сервисы развивались семимильными шагами, сегодня с их помощью можно отследить передвижение транспортного средства буквально до метра.

А значит, и рассчитать расход ГСМ максимально точно.

Правильный учет «бонусного» топлива

Те, кому доводилось сталкиваться с куплей-продажей транспорта, знают, что нередко довеском к автомобилю идет солярка, оставшаяся в топливном баке. Когда этот «бонус» изначально прописывается в договоре, никаких проблем не возникает. Бухгалтер учитывает его по тем же правилам, что и закупаемое обычным путем.

Однако распространены случаи, когда в подписываемых бумагах о топливе нет ни слова. В подобной ситуации действовать надо, исходя из объема имеющейся солярии. Если он не велик, никаких дополнительных телодвижений не требуется. Учет поступления/списания дизеля начинают вести с первой заправки. Когда топлива много, нужно оформить его как:

  • Безвозмездную передачу. В этой ситуации цену ГСМ нужно проводить по дебету счета 10 и кредиту – 98 (доходы будущих периодов). Списание же выполняют по дебетам счета 98 и 20, 26 или 44 (на выбор) и кредитам 91 (прочие доходы и расходы) и 10 (материалы). Налоговый учет дизтоплива выполняют по ст. 250.8 НКРФ.
  • Излишки, что удалось выявить во время инвентаризации. В рамках бухгалтерского учета их проводят по дебету 10 и кредиту 91. При налоговом – по ст. 250.20 НК РФ.

Когда вы не покупаете, а продаете машину, в баке которой осталось ДТ, лучше отдельно прописать это в договоре. Тогда вы без труда разведете эти продажи (ГСМ и машины) на две разные операции.

Если соответствующего пункта в бумагах не оказалось, бухгалтер проводит эти расходы по дебету счета 91 и кредиту счета 10. В налоговом же учете эти траты не отображаются, поскольку, согласно ст. 270.

16 Налогового кодекса, стоимость имущества, переданного на безвозмездной основе, никак не влияет на размер облагаемого дохода.

Если транспорт берется в аренду

Нередко ситуация решается довольно просто. Стороны договариваются, что арендатор по истечении срока аренды просто вернет автомобиль с тем же объемом ГСМ, что и брал. Формально владельцем топлива так и остается арендодатель, а документально передвижения солярки никак не отображаются.

Однако подобная практика ошибочна, ведь арендатор пользуется ДТ, а значит, должен вести его учет. Поэтому, если хотите сделать все правильно, воспользуйтесь одним из описанных ниже вариантов:

  • Проведите передачу ДТ, как «реализацию». Согласно ей, на момент начала аренды арендодатель продаст вам ДТ, а по ее окончанию вы продадите ему аналогичный объем солярки.
  • Оформите товарный заем. Арендатор станет заимодавцем, а вы – заемщиком.

Оба варианта законны и равнозначны по эффективности. Какой из них выбрать, решает бухгалтер организации, исходя из текущего положения дел.

Учет компенсаций ГСМ

Ситуации, когда для выполнения рабочих задач привлекается личный транспорт сотрудника, для многих организаций давно уже привычны.

Посетить клиента в нерабочее время, завести груз по адресу, находящемуся «по пути» к дому – вариантов наберется не один десяток.

Закон (в частности, Трудовой кодекс) обязывает работодателя компенсировать работнику подобные издержки. Но и здесь не обходится без нюансов.

Размер компенсационных выплат

Чтобы соблюсти все правила налогового учета, обратимся к ст. 188 ТК РФ. Согласно ей, сотруднику полагается денежная компенсация, если его имущество используется в интересах нанимателя с согласия последнего. Размер выплаты стороны определяют самостоятельно при составлении соответствующего письменного соглашения.

Ограничений нет, однако рекомендуется устанавливать обоснованные значения, поскольку для налогообложения прибыли существуют определенные нормативы. Так, согласно п. 1.11 ст.

264 НК РФ, затраты, охватывающие компенсационные выплаты, допускается применять исключительно в пределах Постановления Правительства №92 от 08 февраля 2002 г, где закреплены нормы:

  • Для машин, у которых объем двигателя не превышает 2 тыс. см3 – 1200 руб.
  • Для легковых автомобилей с большим объемом кубов – 1500 руб.

Соответственно, учесть сумму, превышающую эти нормы, не удастся. Что подтверждается ст. 270.38 Налогового кодекса. Также учтите, что отдельное возмещение стоимости дизтоплива Минфином приравнено к сверхнормативным выплатам. А они по налогу на прибыль налоговую базу не уменьшают.

Как правильно оформить компенсацию

Чтобы в дальнейшем не было недопонимания с налоговой, составьте двустороннее письменное соглашение, оформив его, как приложение к действующему трудовому договору. Формат и текст документа вы вправе определять самостоятельно. Но обязательно укажите:

  • Данные сотрудника (Ф.И.О, должность).
  • Характеристики транспортного средства (марка и гос. номер, год выпуска, объем двигателя).
  • Правила расчета компенсации (на основе пройденного в рабочих целях километража или чего-то иного).
  • Принятые нормативы расхода топлива (прописанные в руководстве по эксплуатации машины, установленные фирмой, Минтрансом или какие-то иные).

Работодателю же следует контролировать, чтобы получающий компенсационные выплаты сотрудник:

  • Предоставил копии свидетельства о регистрации ТС и руководства по его эксплуатации.
  • Надлежащим образом вел учет рабочих поездок на личном транспорте в путевых листах.
  • Своевременно предоставлял эти и другие документы, подтверждающие расход дизтоплива, в бухгалтерию.
  • Обращаться за компенсационными выплатами необходимо в последний рабочий день месяца, когда выполнялись поездки.

Как организации правильно оформить расходы на компенсацию

Расходом компенсационная выплата становится только с того момента, когда ее переводят работнику. До этого момента учитывать эту сумму в расходах запрещено законом.

Чтобы правильно обосновать траты, руководство фирмы должно либо заключить с работником договор, о котором писалось выше, либо выпустить соответствующий приказ (иной локальный нормативный акт).

На каком бы варианте вы ни остановили свой выбор, убедитесь, что в нем указаны:

  • Размер компенсационных выплат.
  • Правила и сроки получения.
  • Данные сотрудников, которым эти выплаты предназначаются.

Допускается списывать расходы на компенсацию на те же счета учета затрат, что используются при оформлении заработной платы сотрудника. Главное, не забудьте указать, что в учет идут лишь те дни, когда автомобиль эксплуатировался.

Если же сотрудник был в отпуске, на больничном, в командировке или отсутствовал на рабочем месте по каким-то другим причинам, компенсация ему не полагается.

Обосновать это требование можно письмом Минфина № 03-03-01-02/140 от 16 мая 2005 г.

Правила списания дизельного топлива

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector